Politique de confidentialité

Qui est responsable

Traceroll est conçu et vendu par Augspach Architecture SRL, rue de Genval 40, 1310 La Hulpe, Belgique, numéro d’entreprise et de TVA BE 0667.669.311 (« nous » sur cette page).

Nous sommes responsables (responsable du traitement) de ce que Traceroll garde sur vous comme visiteur et comme utilisateur : votre compte, votre connexion et vos visites.

Ce qu’un bureau met dans Traceroll sur d’autres personnes, comme ses clients, contacts et prospects et les personnes qui y travaillent, appartient à ce bureau. Le bureau en est le responsable du traitement, et nous ne le traitons que pour son compte, comme sous-traitant, selon les conditions générales de vente.

Pour toute question sur vos données, écrivez à hello@traceroll.com.

Votre compte et la connexion

Pour ouvrir un bureau ou en rejoindre un, Traceroll garde votre adresse e-mail, votre nom, la langue dans laquelle vous l’utilisez, la date de votre inscription et celle de votre dernière connexion, et, pour chaque bureau dont vous faites partie, votre rôle, si vous voyez les honoraires et qui vous a invité. La base légale est le contrat que vous concluez en utilisant Traceroll (article 6.1.b du RGPD).

Il n’y a pas de mot de passe. Pour vous connecter, Traceroll vous envoie par e-mail un code à six chiffres, conservé sous forme brouillée dix minutes et pour cinq essais. Pour que personne ne puisse inonder une boîte, il note aussi, pendant une heure, chaque code envoyé à une adresse. Le code ouvre une session : une clé aléatoire gardée dans un cookie de votre navigateur, dont Traceroll ne conserve qu’une forme brouillée, 60 jours ou jusqu’à ce que vous vous déconnectiez.

Si vous utilisez « Continuer avec Google », Google communique à Traceroll votre adresse e-mail et votre nom, et confirme avoir vérifié l’adresse. Traceroll s’en sert à la place du code et ne demande rien d’autre à Google.

Quand le propriétaire d’un bureau invite un collègue, Traceroll lui envoie l’invitation par e-mail et garde son adresse, avec le nom saisi pour lui, dans le bureau.

Si vous ouvrez un espace étudiant ou demandez le prix étudiant, Traceroll garde l’adresse d’école que vous avez donnée et la date de sa confirmation, tant qu’elle s’applique et un an après. Si vous utilisez un code pour une année gratuite, il garde le code et le jour où il a servi.

L’ouverture d’un bureau nous envoie aussi un e-mail avec votre adresse, votre nom, la langue de votre inscription et le pays d’où vient votre connexion, pour que nous puissions vous contacter et adapter Traceroll à l’endroit où vous travaillez.

Ce qu’un bureau garde dans Traceroll

Tout ce qu’un bureau saisit est conservé pour lui : son nom, son adresse, son pays et sa devise ; ses projets, phases, honoraires et sa facturation ; les heures et les chronos, y compris le temps hors projet ; les prospects et leurs notes ; les contacts ; les dates de l’agenda ; les chiffres des indicateurs ; ses taux, et les salaires et frais dont on tire le coût horaire de chacun.

Avec le rouleau Projets, un bureau peut aussi classer les PDF qui clôturent une phase, comme trace de ce qui a été remis. Chacun est conservé tel que classé, avec le jour et l’heure de son arrivée, sa taille et une empreinte calculée à partir de son contenu (SHA-256), dans le stockage de Cloudflare dans l’UE. Un PDF classé peut être supprimé pendant son premier jour, au cas où le mauvais fichier aurait été envoyé ; ensuite, il est conservé avec les données du bureau, et une version corrigée est classée à côté.

Avec le rouleau Belgique, un bureau peut rédiger ses contrats dans Traceroll. Un contrat garde ce que le bureau y inscrit sur son client (noms, adresse, numéro d’entreprise, téléphone et e-mail) et sur le bien, avec le projet, comme le reste des données du bureau.

Avec le rouleau Stage, un stagiaire peut envoyer la grille d’un mois à son maître de stage pour qu’il la confirme. Traceroll garde alors le nom et l’adresse e-mail du maître de stage avec le stage et, pour chaque grille envoyée, le jour de l’envoi ainsi que la réponse et le commentaire du maître. Il lui envoie un seul e-mail par grille, avec un lien vers ce mois seulement ; le maître de stage n’a pas besoin de compte, et Traceroll ne lui écrit pour rien d’autre. Quand le stagiaire demande le prix stagiaire, Traceroll envoie au maître de stage un e-mail de plus, lui demandant de confirmer le stage, et garde sa réponse et son jour, avec le numéro de membre du stagiaire à l’Ordre, que nous vérifions à la main sur la liste publique des stagiaires de l’Ordre ; pour le prix, le nom et l’adresse du maître de stage et le numéro de membre sont gardés avec le bureau tant qu’il s’applique et un an après.

Avec l’AXP, son volet américain, un stagiaire peut envoyer de la même façon les heures d’un mois à son superviseur AXP. Traceroll garde alors le nom et l’adresse e-mail du superviseur et le nom du bureau avec l’AXP du stagiaire, le domaine de chaque heure, le jour où chaque mois a été déclaré au NCARB et, pour chaque mois envoyé, le jour de l’envoi ainsi que la réponse et le commentaire du superviseur. Traceroll n’est pas relié au NCARB et ne lui envoie rien : le stagiaire déclare lui-même dans My NCARB.

Chacun ne voit que ce que son rôle permet : les collègues sans « Voit les honoraires » voient des heures, jamais d’argent, et les salaires ne sont vus que par le propriétaire.

Nous n’utilisons les données d’un bureau que pour faire fonctionner Traceroll pour lui : les stocker, les montrer aux bonnes personnes et les protéger. Nous ne les consultons pas, sauf quand le bureau nous demande de l’aide ou pour la sécurité de Traceroll, et nous ne les vendons jamais, ne les utilisons pas pour la publicité ni pour entraîner des modèles d’IA.

Google Agenda

Google Agenda fait partie du rouleau Calendrier, qu’un bureau ajoute dans les Réglages. Le connecter est ensuite facultatif, et chacun connecte le sien. Traceroll demande alors à Google trois autorisations, et ne s’en sert que pour ceci :

• créer un agenda dans votre compte Google, nommé « Traceroll » suivi du nom de votre bureau, et y inscrire votre plan : les heures de chaque jour travaillé, par projet, pour les treize semaines à venir, les pauses pour révisions, les échéances de phases et les jalons, et le jour où il vous faut le projet suivant. Cette autorisation n’atteint aucun autre agenda ;
• lire vos propres événements et la liste de vos agendas, pour qu’ils s’affichent dans l’agenda de Traceroll, pour vous seul. Ils sont lus quand vous ouvrez l’agenda, et pas conservés, sauf les jours où vous êtes marqué Absent : Traceroll garde ces dates, et rien d’autre à leur sujet, pour que votre plan les laisse libres ;
• garder l’accès que donne Google (un jeton d’actualisation) dans la base de données du bureau, jamais envoyé à un navigateur, pour que les dates restent à jour sans vous. Le déconnecter dans les Réglages le révoque chez Google et l’efface.

L’utilisation et le transfert à toute autre application, par Traceroll, des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d’utilisation limitée (Limited Use). Vos données Google ne servent pas à la publicité, ne sont pas vendues, ne servent pas à entraîner des modèles d’IA, et personne ne les lit, sauf avec votre accord, pour la sécurité ou si la loi l’exige.

La base légale est le contrat (article 6.1.b). Vous pouvez déconnecter Google Agenda à tout moment, dans les Réglages ou depuis la page sécurité de votre compte Google.

Votre propre app d’IA

Vous pouvez connecter une app d’IA que vous utilisez, comme Claude ou ChatGPT, à votre Traceroll, dans les Réglages. C’est facultatif et chacun connecte la sienne. L’app peut alors demander à Traceroll, en votre nom, seulement de lire : les projets et les phases de votre bureau, le temps que vous avez noté avec ses activités et mémos, et le plan de votre semaine. Elle ne peut rien changer, et ne voit jamais le temps des autres, les contacts du bureau, les PDF classés ni la rémunération de personne.

Ce que l’app lit va à l’entreprise qui la fait, sous votre propre compte et la politique de confidentialité de cette entreprise ; Traceroll ne lui envoie rien sans que l’app le demande. Traceroll garde le nom de l’app, l’adresse où elle vous renvoie après votre accord, la date de connexion, et une forme brouillée de ses clés : l’une dure une heure, l’autre la renouvelle, pendant un an après sa dernière utilisation.

La base légale est le contrat (article 6.1.b). Vous pouvez déconnecter une app à tout moment dans les Réglages ; elle ne peut alors plus rien lire.

Le paiement

Les abonnements se paient sur la page de paiement de Stripe. Stripe encaisse le paiement et reçoit donc votre nom, votre adresse e-mail, votre pays, un numéro de TVA si vous en donnez un, et vos données de paiement ; nous ne voyons jamais votre carte. Stripe nous indique ce qui a été payé et quand, conserve les factures et vous les envoie. Nous gardons l’état de l’abonnement et les factures pour notre comptabilité. La base légale est le contrat et nos obligations comptables (article 6.1.b et c).

Pour n’accorder qu’une fois par carte les 30 jours de plus, Stripe nous communique une empreinte anonyme de la carte (pas son numéro), que nous gardons avec votre bureau.

Quand vous visitez le site

Traceroll est hébergé par Cloudflare, dont les serveurs traitent votre adresse IP pour livrer les pages et les protéger des attaques, et gardent quelques jours un journal technique des requêtes pour trouver les pannes.

Traceroll compte lui-même ses visites, sans cookie. Chaque page ouverte envoie une note avec l’adresse de la page, le site d’où vous venez, s’il y en a un, et votre pays tel que Cloudflare le voit. Pour compter des visiteurs plutôt que des pages, votre adresse IP et le nom de votre navigateur sont brouillés ensemble avec une clé aléatoire qui change chaque jour et est effacée après deux jours. L’adresse IP elle-même n’est jamais conservée, et aucun visiteur ne peut être suivi d’un jour à l’autre. La base légale est notre intérêt légitime à savoir comment Traceroll est trouvé et utilisé (article 6.1.f).

Les polices viennent de Google Fonts : votre navigateur les charge depuis les serveurs de Google, qui voient donc votre adresse IP. Aucun cookie n’est envoyé ni déposé pour cela.

Qui d’autre les traite

Ces entreprises traitent des données personnelles pour nous, chacune seulement pour la part décrite plus haut :

• Cloudflare : l’hébergement, les bases de données et les PDF classés, conservés dans sa juridiction UE ;
• Resend : envoie les codes de connexion et les invitations ;
• Google : « Continuer avec Google » et Google Agenda, pour ceux qui les utilisent, et les polices ;
• Stripe : les paiements, les factures et les abonnements.

Nous ne vendons pas de données personnelles, et aucune ne sert à la publicité.

Où elles sont conservées

Les comptes, les bureaux, tout ce qu’ils saisissent et les PDF qu’ils classent sont stockés par Cloudflare dans sa juridiction UE, uniquement dans des centres de données de l’Union européenne.

Cloudflare, Resend, Google et Stripe sont des entreprises américaines : certaines données, comme un e-mail envoyé ou un paiement, peuvent donc passer par les États-Unis. Ces transferts reposent sur les garanties prévues par le RGPD : le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Combien de temps

• Votre compte : tant que vous faites partie d’un bureau, ou jusqu’à ce que vous l’effaciez, dans Réglages → Vous → Supprimer mon compte, ou nous demandiez de le faire. L’effacer efface aussi les bureaux dont vous êtes propriétaire, avec leurs données et leurs PDF déposés, et met fin à leurs abonnements ; le temps noté dans les bureaux d’autres personnes y reste.
• Les données d’un bureau : tant que son essai ou son abonnement court, puis 90 jours, pour qu’il puisse revenir ou en demander une copie ; elles sont ensuite effacées. Sur demande, elles le sont plus tôt.
• Un PDF classé : aussi longtemps que les données du bureau. Il ne peut être supprimé que pendant son premier jour.
• Un code de connexion : dix minutes. La note des codes envoyés à une adresse : une heure. Une session : 60 jours, ou jusqu’à la déconnexion.
• L’accès à Google Agenda : jusqu’à ce que vous le déconnectiez, ou que les données du bureau soient effacées.
• Une app d’IA connectée : jusqu’à ce que vous la déconnectiez, un an après sa dernière utilisation, ou jusqu’à l’effacement des données du bureau.
• Les factures et pièces comptables : aussi longtemps que la loi belge l’exige, actuellement dix ans.
• Les notes de visite : 400 jours. Les journaux de requêtes de Cloudflare : quelques jours.

Vos droits

Vous pouvez nous demander de vous montrer les données que nous avons sur vous, de les corriger, de les effacer, d’en limiter l’usage, ou de vous les envoyer dans un format courant. Vous pouvez vous opposer à un usage fondé sur notre intérêt légitime. Écrivez à hello@traceroll.com ; nous répondons dans le mois.

Si un bureau garde des données sur vous dans Traceroll, comme client par exemple, c’est lui qui décide de ce qu’elles deviennent : adressez-vous d’abord à lui. Si vous nous écrivez, nous lui transmettons votre demande.

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez porter plainte auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (autoriteprotectiondonnees.be).

Cookies

Traceroll ne dépose un cookie que quand vous vous connectez, et aucun pour des statistiques ou de la publicité. La politique de cookies donne le détail.

Modifications

Si cette politique change, la nouvelle version est publiée ici avec sa date. Si un changement touche la façon dont les données d’un bureau sont traitées, son propriétaire en est d’abord averti par e-mail.